Algemene voorwaarden

1. definities en toepasselijkheid

1.1     Outdoor Gelderland Topsport B.V. (hierna: 'Outdoor Gelderland') organiseert van 12 juni tot en met 16 juni 2024 het internationale topsportevenement Outdoor Gelderland op Paardensportcentrum Lichtenvoorde (hierna: 'het evenement').

1.2     Gebruiker van deze Algemene Voorwaarden is Outdoor Gelderland.

1.3     Wederpartijen zijn: de sponsoren, leveranciers en/of exposanten/standhouders  en bezoekers van het evenement (hierna ook: 'deelnemers').

1.4     Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op de relatie tussen Outdoor Gelderland en de deelnemers. Onder deelnemers worden ook potentiële deelnemers/aanvragers begrepen. Alle bedingen in deze Algemene Voorwaarden zijn mede gemaakt ten behoeve van diegenen die voor of ten behoeve van Outdoor Gelderland werkzaam zijn of op een andere wijze aan haar zijn verbonden. De bepalingen uit deze Algemene Voorwaarden zijn rechtstreeks op hen van toepassing, als waren zij zelf Outdoor Gelderland.

1.5     Deze Algemene Voorwaarden prevaleren te allen tijde boven die eventueel door de wederpartij worden gehanteerd, onder welke benaming dan ook. Voor zover nodig verwerpt Outdoor Gelderland hierbij uitdrukkelijk de toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de wederpartij met inbegrip van specifieke voorwaarden van de wederpartij. Dit geldt eveneens voor zover bedoelde voorwaarden van de wederpartij eventueel in een eerdere overeenkomst tussen Outdoor Gelderland en de wederpartij van toepassing waren. Elke verwijzing door de wederpartij naar eigen algemene of specifieke voorwaarden wordt door Outdoor Gelderland niet aanvaard.

 

2. wijziging data, tijden, locatie, afgelasting/niet voltooien evenement

2.1     Outdoor Gelderland behoudt zich het recht voor te allen tijde de data en tijden, alsmede de locatie van het evenement te wijzigen dan wel het evenement af te (doen) gelasten / niet te (doen) voltooien, zonder dat deelnemers alsdan aanspraken kunnen doen gelden tegen Outdoor Gelderland op vergoeding van schade in welke vorm dan ook en door welke oorzaak dan ook ontstaan.

2.2     Indien data, tijden en/of locatie worden gewijzigd, komen inschrijvingen en eventuele toewijzingen aan deelnemers niet te vervallen.

• Indien het evenement geen doorgang vindt, komen vorenbedoelde inschrijvingen en eventuele toewijzingen te vervallen. Alsdan worden door de deelnemers aan Outdoor Gelderland gedane betalingen gerestitueerd, doch onder meer gederfde rente wordt niet vergoed.
• Vorenbedoelde betalingen worden niet gerestitueerd, indien het evenement als gevolg van overmacht (gedeeltelijk) afgelast moet worden / niet voltooid kan worden. In deze Algemene Voorwaarden wordt onder overmacht, naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, onder meer verstaan veterinaire ziekte(n), belemmerende overheidsmaatregelen, het overlijden van één of meer leden van het Koninklijk Huis, (vervoer-, werk-) staking / belemmering, annulering door Paardensportcentrum Lichtenvoorde, oproer, oorlogsgevaar, sabotage en (overige) binnenlandse of buitenlandse onvoorziene omstandigheden. Het begrip ‘overmacht’ dient alhier zo ruim als mogelijk te worden uitgelegd. Vorenbedoelde betalingen worden alsdan uitsluitend (gedeeltelijk) gerestitueerd, indien alle door Outdoor Gelderland in verband met het evenement gemaakte en nog te maken kosten zijn voldaan en aldus van een tekort geen sprake is.

 

3. inschrijving

3.1     Inschrijving voor deelname aan het evenement kan geschieden door middel van een door Outdoor Gelderland aan de deelnemer ter beschikking gesteld inschrijfformulier. Invulling, ondertekening en retournering daarvan aan Outdoor Gelderland geldt als een onherroepelijk aanbod van de deelnemer tot deelname aan het evenement. Dit aanbod geldt pas als door Outdoor Gelderland aanvaard, indien en zodra Outdoor Gelderland na ontvangst van het ingevulde en ondertekende inschrijfformulier de aanvaarding aan de deelnemer schriftelijk heeft bevestigd.

3.2     Aan een inschrijving kan de deelnemer geen rechten ontlenen. Outdoor Gelderland heeft, zonder opgave van redenen en zonder dat deelnemers aanspraak hebben op enige vergoeding van schade, de bevoegdheid inschrijvingen niet in behandeling te nemen, deelnemers te weigeren, minder standruimte toe te wijzen dan waarvoor is ingeschreven en/of toegewezen standruimte te wijzigen of een toewijzing in te trekken.

3.3     Deelnemers zijn verplicht bij hun inschrijving schriftelijk en zo gedetailleerd mogelijk opgave te doen van de zaken en/of diensten waarmee en/of waarvoor zij voornemens zijn te exposeren.

• Een overeenkomst tussen Outdoor Gelderland en sponsoren, leveranciers en/of exposanten/standhouders kan voorts tot stand komen door ondertekening door betrokken partijen van een door Outdoor Gelderland opgesteld en (mogelijk) van vorenbedoeld inschrijfformulier afwijkende schriftelijke overeenkomst, alsmede mondeling. Een mondelinge overeenkomst dient zo spoedig mogelijk schriftelijk te worden vastgelegd.
• Een inschrijving of (schriftelijke) toezegging van de deelnemer kan niet eenzijdig door de deelnemer worden ingetrokken c.q. gewijzigd, tenzij daaromtrent in deze Algemene Voorwaarden, het inschrijfformulier of (mogelijk) daarvan afwijkende (schriftelijke) overeenkomst anders is bepaald.

3.6     De deelnemer is in geval van een toewijzing verplicht zelf deel te nemen. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van Outdoor Gelderland is de deelnemer voorts verplicht uitsluitend te exposeren voor wat betreft die zaken en/of diensten, waarvan de deelnemer bij de inschrijving schriftelijk opgave heeft gedaan of waarover in voornoemde (mogelijk) afwijkende schriftelijke overeenkomst afspraken zijn gemaakt.

3.7     De deelnemer verleent hierbij reeds (voor zover nodig) toestemming aan Outdoor Gelderland om rechten en plichten uit tussen hen bestaande en tot stand te komen overeenkomsten over te dragen aan door Outdoor Gelderland aan te wijzen derden. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van Outdoor Gelderland is de deelnemer niet gerechtigd de rechten en plichten uit vorenbedoelde overeenkomsten over te dragen aan derden.

 

4. betaling

• Voor elke m² toegewezen standruimte zal een standhuur verschuldigd zijn, die is vermeld in voornoemd inschrijfformulier en/of voornoemde (mogelijk) afwijkende schriftelijke overeenkomst. Voor elke andere vorm van exposeren (waaronder begrepen alle mogelijke hospitality- en communicatievormen en advertising) is de deelnemer eveneens verschuldigd hetgeen in voornoemd inschrijfformulier of voornoemde (mogelijk) afwijkende schriftelijke overeenkomst is vermeld.
• Betaling(en) dient (dienen), tenzij schriftelijk anders overeengekomen, plaats te vinden binnen 15 dagen na factuurdatum en uiterlijk 1 juni 2024. Betaling(en) in termijnen is, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, niet mogelijk.

4.3     Bij niet tijdige voldoening van het aan Outdoor Gelderland verschuldigde is de deelnemer van rechtswege in verzuim en naar keuze van Outdoor Gelderland de wettelijke handelsrente of de wettelijke rente verschuldigd, vanaf de vervaldatum van de betreffende factuur. Indien de deelnemer ter zake van zijn (betalings)verplichtingen jegens Outdoor Gelderland in verzuim is, komen alle (buiten)gerechtelijke kosten die Outdoor Gelderland daardoor maakt voor rekening van de deelnemer, met een minimumbedrag van

€ 2.500,- inclusief BTW.

• Verrekening van eventuele wederzijdse vorderingen door de deelnemer is

uitgesloten.

 

 

 

5. annulering

• Indien een deelnemer zijnde een standhouder/exposant, en aldus niet zijnde een leverancier of sponsor, een inschrijving wenst te annuleren dient hij dit bij aangetekende brief aan Outdoor Gelderland te verzoeken. Outdoor Gelderland kan een verzoek tot bedoelde annulering inwilligen, indien de deelnemer een annuleringsvergoeding volgens onderstaand schema heeft voldaan:

25% van de totale factuursom incl. BTW in geval van annulering tussen 8 tot 4 weken voor aanvang evenement;

50% van de totale factuursom incl. BTW in geval van annulering tot 4 weken voor aanvang evenement;

100% van de totale factuursom incl. BTW in geval van annulering ná 4 weken voor aanvang evenement.

• Een deelnemer zijnde een sponsor of leverancier, en aldus niet zijnde een standhouder/exposant, kan niet annuleren.

 

6. aansprakelijkheid, verzekeringen en waarborgsom

• Zaken die zich bevinden op de locatie van het evenement of bij behorend(e) terrein(en), in eigendom toebehorend aan de deelnemer of aldaar voor en/of ten behoeve van de deelnemer aanwezig, zijn voor rekening en risico van de deelnemer. Outdoor Gelderland belast zich onder meer niet met het verzekeren daarvan.
• Outdoor Gelderland is niet aansprakelijk voor schade van welke aard ook en op welke wijze dan ook ontstaan; het gaat hier bijvoorbeeld om beschadiging, diefstal, vernieling of verloren gaan van zaken, schade ten gevolge van bijvoorbeeld het niet of onvoldoende functioneren van technische installaties of eventuele andere gebreken van de locatie of bijbehorende terreinen, of andere schade aan zaken of personen waaronder bijvoorbeeld ook begrepen eventuele bezoekers van de deelnemer.
• Outdoor Gelderland sluit haar aansprakelijkheden uit, behoudens eigen opzet of bewuste roekeloosheid van Outdoor Gelderland.

Aansprakelijkheid is eveneens uitgesloten voor opzet of bewuste roekeloosheid van door Outdoor Gelderland ingeschakelde hulppersonen.

• De deelnemer is aansprakelijk voor en verplicht adequaat verzekerd te zijn tegen alle schade, van welke aard dan ook, van Outdoor Gelderland en/of Paardensportcentrum Lichtenvoorde, die wordt veroorzaakt door toedoen of nalatigheid van de deelnemer, (rechts)personen die voor of ten behoeve van hem werkzaamheden verrichten, zijn bezoekers danwel door zijn zaken wordt veroorzaakt.
• De deelnemer vrijwaart Outdoor Gelderland en Paardensportcentrum Lichtenvoorde tegen iedere aanspraak van derden, wegens schade, van welke aard dan ook en hoe dan ook veroorzaakt door toedoen of nalatigheid van de deelnemer, (rechts)personen die voor of ten behoeve van hem werkzaamheden verrichten, zijn bezoekers danwel door zijn zaken. De deelnemer is verplicht eveneens adequaat verzekerd te zijn tegen de alhier bedoelde schade.

 

 

 

7. opbouw, demontage en verwijdering

7.1     Tenzij tussen Outdoor Gelderland en de deelnemers schriftelijk anders is overeengekomen, vindt opbouw en inrichting van de stands en al hetgeen daarmee en/of met sponsoring verband houdt, plaats voor rekening en risico van de deelnemers. Dit geldt eveneens voor demontage en verwijdering en al hetgeen daarmee verband houdt.      

• De locatie is beschikbaar voor opbouw en/of inrichting van de stands, alsmede aanbrenging e.d. van sponsorobjecten in de stands (bijvoorbeeld reclameborden, posters, andere uitingen), en al het geen daarmee verband houdt vanaf maandag 10 juni 2024 vanaf 12.00 uur en op dinsdag 11 juni 2024 vanaf 10.00 uur tot uiterlijk 18.00 uur. (tijden en datum onder voorbehoud).
• Demontage van de stands, verwijdering daarvan en van alle andere zaken, en al hetgeen daarmee verband houdt, waaronder mede begrepen verwijdering van afval, dient plaats te vinden tussen zondag 16 juni 2024 vanaf een uur na afloop programma tot uiterlijk maandag 17 juni 2024 10.00 uur.

 

8. handelen in strijd met voorwaarden en/of aanwijzingen en instructies

8.1     Outdoor Gelderland heeft de bevoegdheid jegens de deelnemer die handelt in strijd met deze Algemene Voorwaarden of andere geldende regelgeving danwel aanwijzingen en instructies van Outdoor Gelderland en/of van haar daartoe aangewezen personen, zonder ingebrekestelling en zonder gerechtelijke tussenkomst, op kosten van de betreffende deelnemer maatregelen te treffen. De betreffende deelnemer kan bijvoorbeeld de (verdere) toegang tot de locatie worden geweigerd, zijn stand kan worden gesloten en/of ontruimd en Outdoor Gelderland kan de op de locatie of bijbehorende terreinen bevindende zaken, waaronder mede begrepen hetgeen is opgebouwd/aangebracht e.d., (doen) verwijderen of behouden. In onder meer vorenbedoelde gevallen heeft de betreffende deelnemer geen recht op restitutie van reeds door hem betaalde bedragen of vergoeding van enigerlei schade.

 

9. intellectuele eigendomsrechten

9.1     Alle rechten van intellectuele eigendom ter zake van het evenement c.a., waaronder mede begrepen doch niet beperkt tot de naam, (beeld)merk(en), (reclame)teksten/muziek en logo(’s), berusten bij Outdoor Gelderland. Behoudens voorafgaande expliciete en schriftelijke toestemming van Outdoor Gelderland is het de deelnemer verboden (direct of indirect) tot openbaarmaking en/of verveelvoudiging over te gaan en/of op welke andere mogelijke wijze dan ook te gebruiken of daarbij aansluiting te zoeken.
Voorts is het de deelnemer verboden beeld- en/of geluidopnamen van het evenement c.a., alsmede eerdere edities daarvan, openbaar te maken en/of te verveelvoudigen en/of op welke andere mogelijke wijze dan ook te gebruiken of daarbij aansluiting te zoeken, behoudens in geval van expliciete en schriftelijke toestemming van Outdoor Gelderland.

10. voorzieningen

10.1    Het is de deelnemers verboden andere dan door, namens of via Outdoor Gelderland (mogelijk) aan te bieden voorzieningen af te nemen c.q. daarvan gebruik te maken, waaronder mede begrepen doch niet beperkt tot nutsvoorzieningen (water, elektriciteit, etc.) en catering. De deelnemers zijn in dit verband gehouden van voorgenomen gebruik en/of afnemen van bedoelde voorzieningen tijdig en schriftelijk aan Outdoor Gelderland melding te maken.

 

11. andere toepasselijke bepalingen

11.1    De toepasselijkheid van deze Algemene Voorwaarden laat de toepasselijkheid van Algemene Voorwaarden en/of regelingen van de Federation Equestre Internationale en de Koninklijke Nederlandse Hippische Sportbond, alsmede regelgeving van de Nederlandse overheid ter zake van sponsoring en reclame bij TV-uitzendingen onverlet.
In geval van een (of meerdere) strijdige bepaling(en) in vorenbedoelde Algemene Voorwaarden en/of regelingen bepaalt Outdoor Gelderland welke bepaling(en) van toepassing is (zijn).

 

12. conversie

12.1    Indien één of meer van in deze Algemene Voorwaarden genoemde

bepalingen niet rechtsgeldig zouden zijn of worden, blijven de overige

bepalingen verder rechtsgeldig. In dat geval treedt in plaats van de bedoelde

niet rechtsgeldige bepaling een nieuwe bepaling, die met de bedoelde oude niet rechtsgeldige zoveel als mogelijk overeenkomt voor wat betreft inhoud, bereik en doel daarvan.

 

13. slotbepaling

13.1    De rechtsverhoudingen tussen Outdoor Gelderland en de deelnemers worden uitsluitend beheerst door Nederlands recht.

13.2    Alle geschillen die voortvloeien uit vorenbedoelde rechtsverhoudingen worden uitsluitend beslecht door de bevoegde rechter te Amsterdam. Arbitrage is uitgesloten.